Alle Dokumente an einem Ort.
In Sekunden gefunden.
Revisionssicher archiviert.
docuwise ist das DMS für kleine Teams: Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Protokolle und E-Mails werden per OCR lesbar, automatisch verschlagwortet und geschützt abgelegt. Suchen Sie nach jedem Wort im Text oder fragen Sie in normaler Sprache und bekommen Sie die Antwort mit Quelldokument.
Echte Ansicht aus der Demo-Instanz
So kommen Ihre Dokumente in Ordnung
Schluss mit Laufwerk M:, Mail-Anhängen und Ordnern im Regal. Jedes Dokument ist lesbar, eingeordnet, geschützt und in Sekunden gefunden.
- 1 · AblegenHochladen, Scan, E-Mail-Datei (.eml, .msg) oder automatisch aus einem Windows-Ordner
- 2 · LesenOCR für Scans und Fotos, über 25 Dateiformate von PDF bis Excel
- 3 · OrdnenDie KI vergibt Schlagworte und eine Kurzzusammenfassung, Kategorien legen Sie selbst fest
- 4 · SchützenRechte pro Kategorie, Sperre, Versionen und Aufbewahrungsfrist
- 5 · FindenVolltextsuche nach jedem Wort oder Frage wie „Wann läuft der Vertrag aus?“ mit Fundstelle
Finden, ordnen, schützen
Alle Screenshots stammen aus unserer Demo-Instanz. So sieht docuwise bei Ihnen aus.
Jedes Wort in jedem Dokument
Die Suche durchsucht Dateiname, Inhalt und Schlagworte gleichzeitig, auch in eingescannten Belegen. Zu jedem Treffer sehen Sie die Fundstelle im Text.
- Texterkennung (OCR) für Scans und Fotos
- Findet Wortformen: „Kündigung“ findet auch „kündbar“
- Fundstelle markiert, Filter nach Kategorie und Status
- PDF, Word, Excel, E-Mails und über 25 weitere Formate
Schlagworte, ohne sie selbst zu tippen
Nach dem Einlesen vergibt die KI passende Schlagworte und eine Kurzzusammenfassung. Ein Klick auf ein Schlagwort zeigt alle Dokumente dazu.
- Einheitliche Schlagwortliste für das ganze Team
- Auf Wunsch feste Liste: die KI nutzt nur Ihre Begriffe
- Schlagworte umbenennen, zusammenführen und von Hand ändern
- Bestehende Dokumente lassen sich nachträglich verschlagworten
Antwort mit Quelle statt Suchen
Fragen Sie in normaler Sprache nach Fristen, Beträgen oder Vereinbarungen. docuwise antwortet nur aus Ihren eigenen Dokumenten und nennt Dokument und Seite.
- Quelle per Klick öffnen und nachprüfen
- Rückfragen im selben Gespräch
- Berücksichtigt die Rechte: niemand bekommt Antworten aus gesperrten Kategorien
Jede Kategorie mit eigenen Regeln
Legen Sie pro Kategorie fest, wer sie sehen und bearbeiten darf, wie lange Dokumente aufbewahrt werden und ob sie automatisch gesperrt werden.
- Personalakten oder Verträge nur für ausgewählte Personen
- Aufbewahrungsfristen, z. B. 7 Jahre nach § 132 BAO
- Gesperrte Dokumente können nicht mehr geändert oder gelöscht werden
- Prüfprotokoll mit Hash-Kette, verschlüsselte Speicherung
Versionen & Papierkorb
Jede Änderung wird eine neue Version, alte Fassungen lassen sich wiederherstellen. Gelöschte Dokumente holen Sie aus dem Papierkorb zurück.
Automatischer Import
Die Desktop-Sync-App übernimmt neue und geänderte Dateien aus einem Ordner auf Ihrem Server oder Scanner. E-Mails als .eml oder .msg mit Absender und Datum.
Rollen für das Team
Administrator, Benutzer oder nur lesend. Wer ausscheidet, verliert sofort den Zugriff.
Eingangsrechnungen freigeben und an BMD übergeben
Mit dem Rechnungsmodul wird docuwise zur Belegzentrale: Rechnungen werden erkannt, nach Betrag zur Freigabe geschickt und für Buchhaltung und Bank aufbereitet. Danach liegen sie wie jedes andere Dokument revisionssicher im Archiv.
- OCR liest Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, UID und IBAN
- Mehrstufige Freigabe nach Betrag, jede Person mit eigener Inbox
- BMD-NTCS-Import für Buchhaltung oder Steuerberater
- SEPA-Datei für George Business, ohne IBAN abzutippen
- Lieferantenstamm mit BMD-Nummer und Standard-Kostenstelle
Rechnungsübersicht mit Freigabestufen, Demo-Instanz
Gemacht für kleine Teams ohne eigene IT-Abteilung
Kein Beratungsprojekt, kein SharePoint-Umbau, Pakete für das ganze Team. Wir richten docuwise mit Ihnen ein: Kategorien, Rechte und Import, auf Wunsch mit Rechnungsfreigabe und BMD-Export.
Demo anfragen →Betriebe mit 5–25 Mitarbeitern
Handwerk, Gartenbau, Handel, Dienstleister: Verträge, Lieferscheine, Pläne und Rechnungen liegen verstreut auf Laufwerk, Mail und Papier.
Steuerberater & Bilanzbuchhalter
Mandantenunterlagen geordnet und durchsuchbar. Mit dem Rechnungsmodul kommen Belege freigegeben und BMD-fertig.
IT-Dienstleister
Ablöse für Fileserver-Ablagen bei Ihren Kunden, ohne SharePoint-Projekt.
Vereine & Organisationen
Protokolle, Förderunterlagen und Projekt-PDFs zentral ablegen und durchsuchen.
Ihre Dokumente bleiben Ihre Dokumente
Dokumente und Datenbank liegen auf Servern in der EU. Texterkennung und Suchindex laufen auf unseren eigenen Servern.
Übertragung per TLS, Dokumente verschlüsselt gespeichert, jede Instanz streng von anderen getrennt.
Jeder Upload, jede Änderung, jede Freigabe und jeder Export wird mit Zeit und Person protokolliert.
Ihre Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Was Betriebe vor dem Start wissen wollen
Was ist docuwise?
docuwise ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für Teams mit 5 bis 25 Personen: Dokumente werden per OCR lesbar, von der KI automatisch verschlagwortet, mit Rechten, Versionen und Aufbewahrungsfristen revisionssicher archiviert und lassen sich per Volltextsuche oder KI-Suche mit Quellenangabe durchsuchen. Mit dem zubuchbaren Rechnungsmodul kommen Rechnungsfreigabe, BMD-NTCS-Export und SEPA-Datei für George Business dazu.
Kann ich auch nach einzelnen Wörtern suchen?
Ja. Die Volltextsuche durchsucht Dateinamen, Schlagworte und den kompletten Text aller Dokumente, auch eingescannte Belege. Wortformen, zusammengesetzte Wörter und Tippfehler werden erkannt, die Fundstelle ist im Ergebnis markiert. Für Fragen wie „Wann läuft der Vertrag aus?“ gibt es zusätzlich die KI-Suche mit Antwort und Quelle.
Brauche ich das Rechnungsmodul?
Nur wenn Sie Eingangsrechnungen digital freigeben und an BMD übergeben möchten. Archiv, Kategorien, Rechte und KI-Suche funktionieren ohne Modul. Rechnungen lassen sich auch ohne Modul ablegen und durchsuchen.
Wo werden die Daten gespeichert?
Website, Datenbank und Dokumente liegen auf Servern in der EU. Texterkennung und Suchindex laufen auf unseren eigenen Servern. Dokumente werden verschlüsselt gespeichert und jede Firma bekommt eine getrennte Instanz.
Wie schnell ist docuwise eingerichtet?
In der Regel in zwei Wochen. Nach einer Demo mit Ihren eigenen Dokumenten richten wir Kategorien, Rechte und den automatischen Import mit Ihnen ein. Mit Rechnungsmodul kommen Lieferantenstamm, BMD-Export und Freigabestufen dazu.
Was kostet docuwise?
Archiv und KI-Suche gibt es ab 29 € pro Monat mit 500 MB Speicher, das Team-Paket für 10 Nutzer mit 10 GB kostet 79 € pro Monat. Die Anzahl der Dokumente ist in keinem Paket begrenzt. Das Rechnungsmodul mit Freigabe und BMD-Export wird nach Nutzern zugebucht, die Einrichtung einmalig verrechnet. Alle Preise zuzüglich USt.
Was ist der Unterschied zu ChatGPT?
docuwise antwortet nur aus Ihren eigenen Dokumenten und nennt zu jeder Antwort das Quelldokument. Ihre Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Zeigen Sie uns, wo Ihre Dokumente heute liegen
In der Demo legen wir einige Ihrer eigenen Dokumente ab und stellen Fragen dazu, auf Wunsch auch mit Rechnungsfreigabe und BMD-Export. Danach 30 Tage mit Ihren Daten testen.