Rechnungsfreigabe mit BMD-Export für kleine Teams
Eingangsrechnungen erfassen, nach Betrag freigeben, an BMD und George Business übergeben und revisionssicher archivieren. Ohne Pendelmappe, ohne weitergeleitete Mails, ohne Beratungsprojekt.
Ein zubuchbares Modul von docuwise, dem Dokumentenmanagement für kleine Teams. Ihre Rechnungen landen danach im selben revisionssicheren Archiv wie alle anderen Dokumente.
Wo eine Rechnung heute hängen bleibt
- Sie kommt über vier Wege. Post, Mail an die Zentrale, Mail an den Chef, Lieferantenportal.
- Die Freigabe wartet. Die Pendelmappe liegt beim Chef, der gerade auf der Baustelle ist.
- Daten werden abgetippt. Lieferant, Betrag, UID und IBAN einmal für BMD, einmal für die Bank.
- Der Steuerberater fragt nach. Beleg fehlt, Kostenstelle fehlt, Freigabe unklar.
- Die Ablage ist nicht prüfungssicher. PDFs auf Laufwerk M: lassen sich ändern und löschen.
Jede Rechnung hat einen Status und eine verantwortliche Person
| Erfasst | OCR hat Lieferant und Beträge erkannt, Buchhaltung prüft |
| Zur Freigabe | liegt in der Inbox der zuständigen Person |
| Stufe 2 | ab festgelegtem Betrag zusätzliche Freigabe |
| Freigegeben | mit Kostenstelle und Konto, bereit für den Export |
| Exportiert | an BMD übergeben, gesperrt und archiviert |
Vom Eingang bis zur BMD-Datei
- Erfassen
Rechnung per Upload, Scanner-Ordner (Windows-Watcher) oder als E-Mail-Datei (.eml, .msg) einlesen. Jede Seite ist im Browser als Vorschau sichtbar.
- Auslesen
OCR erkennt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, USt, Brutto, IBAN, BIC und UID-Nummer. Ist der Lieferant im Stamm, wird er über UID, IBAN oder Namen automatisch zugeordnet.
- Freigeben
Die Buchhaltung leitet an die freigebende Person weiter. Diese ergänzt Kostenstelle und Buchungskonto. Ab einem festgelegten Betrag folgt eine zweite Freigabestufe. Jede Person hat eine Inbox mit Zähler.
- Exportieren
Freigegebene Rechnungen gehen als BMD-NTCS-CSV an die Buchhaltung, einzeln oder mehrere markiert. Pro Rechnung kann eine SEPA-Datei (pain.001) für George Business erzeugt werden.
- Archivieren
Nach dem Export ist die Rechnung gesperrt. Jede Aktion steht im Prüfprotokoll: wer hat wann was erfasst, freigegeben oder exportiert.
BMD-NTCS-Export
Der Export wird bei der Einrichtung auf Ihren Kontenplan und Ihre BMD-Lieferantennummern abgestimmt. Ihr Steuerberater bekommt vollständige, freigegebene und kontierte Belege.
SEPA für George Business
Zahlungsdatei direkt aus der freigegebenen Rechnung, mit IBAN und Betrag aus dem Beleg. Jede Zahlung wird einzeln freigegeben, keine ungewollte Sammelüberweisung.
Lieferantenstamm
Eigener Stamm pro Firma mit BMD-Nummer, Bankverbindungen und Standard-Kostenstelle. Neue Lieferanten legen Sie direkt aus der Rechnung an, vorausgefüllt aus der Erkennung.
Rollen
Erfasser, Freigeber, Buchhaltung, Administrator. Jede Rolle sieht, was sie braucht, und das Prüfprotokoll hält fest, wer was getan hat.
Eigene Instanz
Ihre Firma bekommt eine eigene, getrennte Instanz unter ihrname.docuwise.at.
Fragen an Ihre Belege
„Welche Rechnungen von Elektro Mayr waren heuer über 5.000 €?“ Die KI-Suche antwortet mit den passenden Dokumenten als Quelle.
In zwei Wochen im Echtbetrieb
Wir richten docuwise mit Ihnen ein, statt Ihnen ein Handbuch zu schicken.
Demo mit Ihren Belegen
Sie schicken uns fünf echte Rechnungen. In der Demo sehen Sie genau diese erkannt, freigegeben und als BMD-Datei exportiert.
Einrichtung
Instanz anlegen, Lieferantenstamm importieren, BMD-Export auf Ihren Kontenplan abstimmen, Freigabestufen und Betragsgrenzen festlegen.
Schulung & Start
Zwei kurze Online-Schulungen für Buchhaltung und Freigeber. Danach laufen neue Rechnungen nur noch über docuwise.
Fragen zur Rechnungsfreigabe
Ersetzt docuwise meine BMD-Buchhaltung?
Nein. docuwise erledigt alles vor der Buchung: Erfassung, Prüfung, Freigabe, Zahlungsdatei und Archiv. Gebucht wird weiterhin in BMD, bei Ihnen oder bei Ihrem Steuerberater.
Kann ich docuwise ohne BMD nutzen?
Ja. Freigabe, Archiv, SEPA-Export und KI-Suche funktionieren unabhängig davon. Einen DATEV-Export haben wir derzeit nicht.
Werden E-Rechnungen (ebInterface, ZUGFeRD, XRechnung) unterstützt?
PDF-Rechnungen, auch mit eingebetteten Daten, werden per OCR erkannt. Das direkte Auslesen der strukturierten XML-Daten ist in Entwicklung.
Wie lange werden Rechnungen aufbewahrt?
Die Aufbewahrungsfrist wird pro Dokument gesetzt, zum Beispiel 7 Jahre nach § 132 BAO in Österreich. Gesperrte Dokumente lassen sich vor Ablauf nicht löschen.
Was kostet das?
Das Rechnungsmodul wird zusätzlich zum Archiv gebucht und nach Nutzern abgerechnet. Die Einrichtung (Lieferantenstamm, BMD-Abstimmung, Freigabestufen, Schulung) wird einmalig verrechnet. Ein Angebot bekommen Sie nach der Demo.
Schicken Sie uns fünf Rechnungen
Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten, wie genau diese Belege durch docuwise laufen.
Demo anfragen