Wo Ihre Belege liegen und wer darauf zugreift
Die Fakten für Ihre Datenschutzprüfung und Ihren Steuerberater an einem Ort. Fragen dazu beantworten wir unter info@docuwise.at.
Hosting
Website, Datenbank und Dokumente laufen auf Servern in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union. Texterkennung (OCR) und der Suchindex für die KI-Suche laufen auf unseren eigenen Servern.
Verschlüsselung
Jede Verbindung ist per TLS verschlüsselt. Hochgeladene Dokumente werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert; der Schlüssel liegt getrennt von den Dateien und kann rotiert werden.
Getrennte Instanzen
Jede Firma bekommt eine eigene Instanz mit eigener Subdomain, eigenen Benutzern und eigenen Dokumenten. Daten verschiedener Kunden werden nie gemeinsam durchsucht.
Prüfprotokoll
Erfassung, Freigabe, Export, Änderung und Löschung werden mit Zeit und Person protokolliert. Die Einträge sind über eine Hash-Kette verkettet, sodass nachträgliche Änderungen auffallen.
Revisionssichere Ablage
Dokumente können gesperrt werden; Änderungen erzeugen eine neue Version statt die alte zu überschreiben. Exportierte Rechnungen werden automatisch gesperrt. Für die Ablage nach GoBD liegt eine Verfahrensdokumentation vor.
Aufbewahrungsfristen
Die Frist wird pro Dokument gesetzt. Üblich sind 7 Jahre in Österreich (§ 132 BAO, Grundstücke 22 Jahre), 8 bzw. 10 Jahre in Deutschland und 10 Jahre in der Schweiz. Vor Ablauf lassen sich gesperrte Dokumente nicht löschen.
KI ohne Training auf Ihren Daten
Die KI-Suche beantwortet Fragen nur aus Ihren eigenen Dokumenten und nennt die Quelle. Ihre Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Das Sprachmodell läuft auf einem von uns betriebenen Server oder, wenn für Ihre Instanz vereinbart, bei einem externen Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Sicherungen
Datenbank (inklusive Prüfprotokoll) und Dokumente werden täglich automatisch gesichert. Die Dokumente bleiben auch in der Sicherung verschlüsselt. Alte Sicherungen werden nach 30 Tagen gelöscht.
Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag)
Für die Dokumente in Ihrer Instanz sind Sie Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Mit jedem Kunden schließen wir vor dem Start einen AV-Vertrag ab, der die technischen und organisatorischen Maßnahmen und alle Unterauftragsverarbeiter auflistet. Die Vorlage schicken wir Ihnen gerne vorab: info@docuwise.at.
Website-Analyse
Google Analytics, Google Ads, LinkedIn und Microsoft Clarity laufen nur auf der öffentlichen Website und nur nach Ihrer Zustimmung im Cookie-Hinweis, nicht in Ihrer docuwise-Instanz. Details in der Datenschutzerklärung.