Eingangsrechnungen digital erfassen in BMD: Anleitung für kleine Teams
docuwise · 03. Oktober 2026
Eingangsrechnungen digital erfassen in BMD gelingt kleinen Teams mit einem festen Ablauf: Belege werden digitalisiert, im Buchhaltungsprogramm erfasst, über eine Freigabe geprüft und abgelegt. Statt Pendelmappen und weitergeleiteter E-Mails entsteht ein nachvollziehbarer Prozess, der kein großes IT-Projekt erfordert.
Was eine Eingangsrechnung prüfbar macht
Eine Eingangsrechnung ist nur dann vorsteuerabzugsfähig, wenn sie die Pflichtangaben nach § 11 UStG enthält. Die Buchhaltung sollte vor der Erfassung kontrollieren:
- Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger
- UID-Nummern beider Parteien, soweit umsatzsteuerlich relevant
- Fortlaufende Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung sowie der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
Eingangsrechnungen in BMD erfassen: Schritt für Schritt
Der folgende Ablauf lässt sich mit einer bestehenden BMD-Installation umsetzen. Menübezeichnungen können je nach Version abweichen und sollten im eigenen System geprüft werden.
- Digitalisieren: Papierrechnungen scannen und E-Rechnungen sowie PDF-Anhänge in einem festen Eingangsordner speichern.
- Benennen: Dateien nach dem Schema Lieferant_Rechnungsnummer_Datum benennen.
- Erfassen: Beleg im Buchungsprogramm anlegen, Kreditor, Betrag, Steuersatz und Konto zuordnen und das PDF verknüpfen.
- Freigeben: Die fachlich zuständige Person prüft Betrag und Sachlichkeit und gibt den Beleg frei.
- Archivieren: Nach der Freigabe bleiben Beleg und Buchung gemeinsam abgelegt, der Originalbeleg wird nicht verändert.
Kreditoren und Konten vorab anlegen
Ein einmal angelegter Kreditor mit Standardkonto und Steuerkennzeichen beschleunigt jede weitere Erfassung und reduziert Fehler. Wiederkehrende Lieferanten sollten deshalb vollständig in den Stammdaten gepflegt werden.
Belegverknüpfung als Prüfpfad
Jede Buchung muss auf ihren Originalbeleg zurückführbar sein. Diese Verknüpfung erleichtert Prüfungen durch Steuerberater und Finanzamt erheblich.
Freigabe ohne IT-Projekt organisieren
Für Teams mit 5 bis 25 Mitarbeitern genügt meist eine klare Regel: Eine Person erfasst, eine zweite gibt frei. Hilfreich sind dabei:
- Ein fester Eingangskanal, etwa eine Sammel-Mailadresse oder ein Ordner, statt persönlicher Postfächer
- Ein wöchentlicher Erfassungstermin mit einer Liste offener Belege
- Eine Vertretungsregelung für alle Freigabepersonen
Aufbewahrung und Vorsteuerabzug
Eingangsrechnungen sind grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren (§ 132 BAO). Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus (§ 12 UStG). Digital gespeicherte Belege sind zulässig, wenn Lesbarkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet sind. Den Gesetzestext finden Sie im Rechtsinformationssystem des Bundes, Hinweise des Finanzministeriums auf bmf.gv.at. Die Entwicklungen rund um die elektronische Rechnungsstellung sollten Sie dort laufend verfolgen.
Pendelmappe, E-Mail oder digitaler Workflow im Vergleich
- Pendelmappe: Belege wandern physisch, der Status ist unklar und die Suche kostet Zeit.
- Weitergeleitete E-Mails: Belege verteilen sich auf Postfächer, die Nachvollziehbarkeit fehlt.
- Digitaler Workflow in BMD: Ein Eingangsort, klare Status, verknüpfter Beleg und dokumentierte Freigabe.
Häufige Fragen zur Erfassung von Eingangsrechnungen in BMD
Kann ich Eingangsrechnungen in BMD vollständig digital erfassen?
Ja. PDF-Rechnungen und E-Rechnungen lassen sich direkt erfassen und mit der Buchung verknüpfen, sofern Lesbarkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet sind.
Wie lange müssen Eingangsrechnungen aufbewahrt werden?
Eingangsrechnungen sind grundsätzlich sieben Jahre lang aufzubewahrt (§ 132 BAO).
Welche Angaben muss eine Eingangsrechnung enthalten?
Pflichtangaben nach § 11 UStG sind unter anderem Name und Anschrift beider Parteien, Rechnungsnummer, Datum, Art und Menge der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag.
Wer sollte Eingangsrechnungen freigeben?
Die fachlich zuständige Person prüft die Sachlichkeit, eine zweite Person, etwa aus der Buchhaltung oder der Geschäftsführung, die Buchung. Dieses Vier-Augen-Prinzip schafft Kontrolle ohne großen Aufwand.
Fazit: Jetzt Eingangsrechnungen in BMD strukturiert erfassen
Starten Sie mit einem einzigen Eingangsordner, einem festen Freigabeprozess und einer Pilotwoche in BMD. Halten Sie den Ablauf auf einer Seite fest und passen Sie ihn nach vier Wochen an. Wenn Sie Ihren Workflow jetzt strukturieren, verringern Sie Suchaufwand, Fehler und Risiken bei Prüfungen deutlich.
Häufige Fragen
Kann ich Eingangsrechnungen in BMD vollständig digital erfassen?
Ja. PDF-Rechnungen und E-Rechnungen lassen sich direkt erfassen und mit der Buchung verknüpfen, sofern Lesbarkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet sind.
Wie lange müssen Eingangsrechnungen aufbewahrt werden?
Eingangsrechnungen sind grundsätzlich sieben Jahre lang aufzubewahren (§ 132 BAO).
Welche Angaben muss eine Eingangsrechnung enthalten?
Pflichtangaben nach § 11 UStG sind unter anderem Name und Anschrift beider Parteien, Rechnungsnummer, Datum, Art und Menge der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag.
Wer sollte Eingangsrechnungen freigeben?
Die fachlich zuständige Person prüft die Sachlichkeit, eine zweite Person aus Buchhaltung oder Geschäftsführung die Buchung. Dieses Vier-Augen-Prinzip schafft Kontrolle ohne großen Aufwand.